EUDR-Referenznummern im Unternehmenskauf: Sorgfaltserklärung und Lieferkette

Die Verordnung unterscheidet zwischen Marktteilnehmern, nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern. Marktteilnehmer bringen relevante Erzeugnisse erstmals auf den Unionsmarkt oder führen sie aus. Nachgelagerte Marktteilnehmer bringen Erzeugnisse in Verkehr oder führen sie aus, die unter Verwendung anderer relevanter Erzeugnisse hergestellt wurden. Händler stellen relevante Erzeugnisse in der Lieferkette bereit.

Diese Rollen lösen unterschiedliche Nachweise aus. Ein Marktteilnehmer braucht vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr eine Sorgfaltserklärung. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler müssen die in Art. 5 verlangten Informationen besitzen und aufbewahren. Der Datenraum sollte daher nicht bloß eine gemeinsame Rubrik „EUDR“ enthalten, sondern die Rolle jeder Gesellschaft und jedes Produktstroms ausweisen.

Art. 38 Abs. 2 nennt den 30. Dezember 2026 als allgemeinen Beginn für die zentralen Pflichten. Die Sonderfrist bis 30. Juni 2027 gilt für Marktteilnehmer, die am 31. Dezember 2024 bereits als solche niedergelassen waren. Sie erfasst nach dem Wortlaut nicht Erzeugnisse, die unter den Anhang der früheren Holzverordnung fallen. Für die Transaktion muss deshalb zusätzlich geprüft werden, ob ein Produkt in diesen Sonderbereich fällt.

Marktteilnehmer müssen vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr die Sorgfaltspflicht erfüllen und die Sorgfaltserklärung über das Informationssystem übermitteln. Die Erklärung enthält die Angaben aus Anhang II. Dazu gehören unter anderem die beteiligten Unternehmen, der HS-Code, die Produktbeschreibung, die Menge, das Erzeugerland und die Geolokalisierung der Grundstücke oder Betriebe.

Die Erklärung bestätigt außerdem, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko eines Verstoßes gegen Art. 3 festgestellt wurde. Mit der Übermittlung übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung für die Konformität des relevanten Erzeugnisses. Die Erklärung ist daher ein belastbarer Transaktionsnachweis mit eigener Haftungsrelevanz.

Die Referenznummer muss dem konkreten Erzeugnis oder der betroffenen Erzeugniskette zugeordnet werden können. Art. 4 Abs. 7 verpflichtet Marktteilnehmer, diese Nummern nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern der nachgelagerten Lieferkette mitzuteilen. Für die Due Diligence sind deshalb Export aus dem Informationssystem, Produktstammdaten, Mengen, Lieferantenbezug und Weitergabeprozess gemeinsam zu prüfen.

Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler brauchen die Informationen aus Art. 5. Dazu gehören die Daten des Lieferanten und, wenn der Lieferant Marktteilnehmer ist, die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen oder die zugewiesenen Identifikationsnummern. Zusätzlich müssen sie die Unternehmen oder Händler dokumentieren, an die sie die relevanten Erzeugnisse liefern.

Diese Informationen sind mindestens fünf Jahre ab dem Inverkehrbringen, der Bereitstellung auf dem Markt oder der Ausfuhr aufzubewahren. Für die Zielgesellschaft sollten daher Lieferantenstammdaten, Abnehmerdaten, Erklärungsnummern und die interne Ablage so verknüpft sein, dass eine behördliche Nachfrage beantwortet werden kann. Eine nachgelagerte Rolle darf nicht automatisch wie die Rolle eines Marktteilnehmers behandelt werden.

Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger können nach Art. 4a eine einmalige vereinfachte Erklärung übermitteln. Danach wird ihnen eine Identifikationsnummer zugewiesen. Die Sonderregel betrifft den eigenen Primärerzeuger und ersetzt die Rollenprüfung beim Käufer oder bei anderen Unternehmen der Lieferkette nicht. Im Datenraum ist daher festzuhalten, welche Erklärung vorliegt und welche weiteren Informationen die Zielgesellschaft selbst benötigt.

Beim Share Deal bleibt die Zielgesellschaft derselbe Rechtsträger. Ihre Sorgfaltserklärungen, Aufzeichnungen, internen Verfahren und offenen Nachweislücken bleiben deshalb dem erworbenen Unternehmen zugeordnet. Der Kaufvertrag sollte den geprüften Datenbestand, bekannte Abweichungen und die Verantwortlichkeit für Aktualisierungen zwischen Signing und Closing abbilden.

Beim Asset Deal ist die Lage anders. Die Parteien müssen konkret klären, welche Erzeugnisse, Lieferverträge, Informationssysteme, Erklärungen und Aufzeichnungen übergehen und welche Rolle der Erwerber nach dem Übergang einnimmt. Aus dem Übergang einzelner Waren oder Betriebsmittel folgt keine pauschale Übernahme sämtlicher EUDR-Nachweise. Der Umfang muss aus Transaktionsstruktur und tatsächlicher Lieferkette abgeleitet werden.

Je nach Befund kommen eine Bereinigung vor Signing, eine Aktualisierung vor dem Vollzug, eine Garantie, eine Freistellung oder eine Closing-Bedingung in Betracht. Die Klausel sollte Produktlinien, Referenznummern, offene Daten, Nachweisverantwortliche und den Zeitpunkt der Abhilfe konkret bezeichnen. Für die allgemeine Form des Share-Deal-Vollzugs ist der Beitrag zu Abtretungsvertrag, Notariatsakt und Firmenbuch ergänzend einzuordnen.

Vor dem Signing sollte der Käufer eine Produkt- und Rollenmatrix erhalten. Sie sollte relevante Rohstoffe und Erzeugnisse, HS-Codes, Erzeuger- und Lieferländer, die Rolle der Zielgesellschaft, Lieferanten und Abnehmer sowie die vorhandenen Erklärungen und Referenznummern erfassen.

Für jede wesentliche Erzeugniskette sind Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung, Produktbeschreibung, Menge, Erzeugerland, Geolokalisierung und die Nachweise zur Entwaldungsfreiheit und zur Rechtmäßigkeit der Erzeugung abzugleichen. Ergänzend gehören interne Verfahren, Verantwortlichkeiten, Aktualisierungen, Beschwerden und behördliche Kontakte in den Datenraum, soweit sie für die konkrete Zielgesellschaft vorhanden sind.

Die Closing-Liste sollte offene Nachweise mit einem Verantwortlichen und einem Datum versehen. Dazu gehören gegebenenfalls aktualisierte Referenznummern, Lieferantenbestätigungen, geänderte Produktzuordnungen, eine Freistellung oder ein Nachweis, dass die Risikoposition in der Kaufpreisformel berücksichtigt wurde. Die erforderlichen Zustimmungen und Freigaben vor dem Signing behandelt der Beitrag zu Zustimmungen vor dem Signing aus einer allgemeinen Transaktionsperspektive.